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Funzionalità — UP Manager (processo end-to-end: richieste → prenotazioni → operazioni)
Funzionalità di UP Manager

Un flusso unico: richieste → decisione → prenotazione → operazioni.

UP Manager non è “un altro tool”. È un processo replicabile che riduce manualità, errori e dispersione tra chat, fogli e sistemi scollegati. Qui sotto trovi le funzionalità chiave, raccolte leggendo le pagine principali del sito: preventivi e follow-up, pagamenti (caparre/saldi), disponibilità e anti-overbooking, prezzi coerenti, hub operativo (pulizie/task), self check-in con caricamento documenti e scansione AI (OCR) e KPI.

In 14 giorni vedi un “prima e un dopo”
Conversione sotto controllo
Pipeline richieste + follow-up automatici + motivi di perso: smetti di perdere a sensazione.
Operazioni senza caos
Task automatici da prenotazioni, checklist, stato “pronto” verificabile, segnalazioni guasti.
Entra nel sistema (prova) Richiedi informazioni
Se vuoi continuare ad usare Excel + WhatsApp, UP Manager non è la scelta giusta.
Per chi è (in pratica)
Agriturismi, B&B, hotel e portfolio multi-proprietà che vogliono standard e controllo, non gestione “a memoria”.
Integrazioni che chiudono il processo
Sito/form → pipeline, email/WhatsApp tracciati, pagamenti collegati, calendari esterni per blocchi e aggiornamenti senza conflitti.

Le funzionalità chiave (per area)

Ogni funzione risolve una problema reale del processo: prima e dopo la prenotazione.

1 Richieste, preventivi e follow-up
  • Inbox unico: ogni richiesta diventa una scheda tracciata con canale, priorità e owner.
  • Pipeline (stati chiari): Nuovo → In contatto → Preventivo inviato → In attesa → Chiuso/Perso.
  • Follow-up automatici: 1 ora / 24 ore / 3 giorni (personalizzabili).
  • Motivi di perso: prezzo, tempi, competitor, indisponibilità… dati reali per ottimizzare.
2 Pagamenti: caparre e saldi
  • Scadenze automatiche per caparra e saldo su ogni prenotazione.
  • Solleciti tracciati (email/WhatsApp): niente messaggi persi.
  • Stato pagamenti sempre visibile: chi è ok, chi è in ritardo, chi va gestito.
  • Riduci cancellazioni e no-show con scadenze + next step chiari.
3 Disponibilità, prezzi e anti-overbooking
  • Fonte unica della disponibilità: basta “due calendari” che non si parlano.
  • Blocchi tracciati (chi/quanto/perché) + log modifiche.
  • Prezzi coerenti sui canali + controlli per intercettare incoerenze prima dei reclami.
  • Regole e restrizioni (min stay, stop-sell) gestite come sistema, non “patch”.
4 Hub operativo: pulizie, task, manutenzioni
  • Task automatici generati al check-out e assegnati allo staff: niente “chi deve farlo?”.
  • Checklist digitali e standard replicabili: progresso visibile in tempo reale.
  • Conferma con foto (quality control) e stato “pronto” verificabile.
  • Manutenzioni: segnalazione guasti, notifiche, storico interventi.
  • Gestione biancheria: tracciamento kit e consumi per struttura.
5 Check-in e self check-in
  • Pre check-in guidato (senza login) con link univoco: zero attrito per l’ospite.
  • Upload documenti + scansione intelligente (AI/OCR): l’ospite o il desk carica il documento; il sistema estrae i dati e compila automaticamente il check-in, riducendo errori e tempi.
  • Verifica identità “de visu” (video/selfie dinamico) + audit trail: conformità dimostrabile anche in caso di controlli.
  • Solo campi mancanti: pre-compilazione progressiva, meno frizione, più completamento.
  • Stato “Completo per dati legali”: mancanti/da validare/completo/bloccato.
  • Audit trail: fonte, timestamp, IP, user-agent, privacy versionata (tracciabilità reale).
6 KPI: conversione, tempi, motivi
  • Conversione misurabile: richieste → preventivi → prenotazioni, per canale e periodo.
  • SLA e ritardi: tempo medio/mediano, richieste “ferme” oltre soglia.
  • Follow-up: fatti/non fatti, dove si blocca il ciclo.
  • Motivi di perso con percentuali: smetti di “indovinare”.

Tabella funzionalità

Questa tabella è pensata per chi sta decidendo: “dove perdo soldi oggi, e cosa mi serve per chiuderlo?”.

Problema Funzionalità Risultato pratico Per chi
Preventivi persi
Richieste disperse, follow-up “a memoria”.		 Inbox unicoOwnerPipelineFollow-up autoMotivi di perso
Stati chiari, prossima azione, promemoria automatici (1h/24h/3gg) e motivi di perso tracciati. 		Più conversione, meno richieste “bruciate”, ottimizzazione basata su dati (non sensazioni). Agriturismi, B&B, Hotel
Paga e sparisce
Caparre/saldi rincorsi a mano.		 ScadenzeStato pagamentiSolleciti tracciati
Scadenze automatiche, stato sempre visibile, reminder e solleciti (email/WhatsApp) tracciati. 		Meno arretrati, meno no-show/cancellazioni, meno tempo sprecato in rincorse. Tutti
Overbooking
Blocchi e modifiche fuori processo.		 Fonte unica disponibilitàBlocchi tracciatiLog modifiche
Unifica disponibilità, traccia blocchi (chi/quanto/perché) e registra modifiche. 		Meno doppie prenotazioni, meno rimborsi, meno figuracce e caos operativo. Multi-unità / Portfolio
Prezzi incoerenti
Tariffe diverse tra canali.		 Tariffe coerentiRegole & restrizioniControlli
Regole (min stay, stop-sell) e controlli per intercettare incoerenze prima che diventino reclami. 		Meno margine bruciato, meno ticket, meno correzioni manuali. OTA + sito
Pulizie in chat
“Camera pronta” non verificabile.		 Task automaticiChecklistFotoManutenzioni
Task automatici da prenotazioni, checklist digitali, conferma con foto, segnalazioni guasti e storico interventi. 		Meno errori, meno ritardi, meno recensioni negative; qualità più stabile e replicabile. Team operativo
Check-in nel caos
Dati incompleti, stress e rischio.		 Pre check-inUpload documentiScan AI (OCR)Verifica visivaAudit trail
Flusso collegato alla prenotazione con caricamento documenti e scansione intelligente (AI/OCR) che compila i dati automaticamente (utile sia al desk che per il cliente). Solo campi mancanti, stato “Completo per dati legali”, tracciabilità totale. 		Arrivo più fluido, meno correzioni a mano, più prove e compliance. Italia + estero
Multi-struttura
Dispersione e standard diversi.		 Standard replicabiliRuoli/ownerControllo rischio
Processo replicabile su strutture/unità: meno chat/fogli, responsabilità chiare, controllo qualità e rischio. 		Scali senza moltiplicare il caos: meno eccezioni “fuori sistema”. Portfolio / PM
Nessun KPI
Decisioni “a intuito”.		 ConversioneSLAMotivi di persoManualità
KPI essenziali: conversione, tempi risposta, richieste ferme, motivi di perso e costo operativo (ore/manualità). 		Sai cosa funziona, cosa no e dove perdere margine: ottimizzazione continua. Tutti
Integrazioni “che servono”
Stop copia/incolla.		 Sito/Form → pipelineEmail/WhatsApp tracciatiPagamentiCalendari esterni
Integrazioni selezionate per chiudere il processo e ridurre conflitti/overbooking. 		Meno passaggi manuali, meno errori, più velocità nel ciclo. Tutti
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